La Nouvelle norme 2018

Qui est concerné?

Tous les commerçants et, au-delà les professionnels assujettis à la TVA et ce, quelle que soit leur activité (restaurateurs, coiffeurs, boulangers, fleuristes, etc …).

Quelles sont les qualités requises ?

Les systèmes d’encaissement (logiciels ou caisses enregistreuses) devront satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (résultats, historiques desventes …). L’objectif est qu’aucune fonction de ces systèmes ne puisse, d’une manière directe ou indirecte, permettre l’altération des opérations réalisées dans un objectif de fraude.

Le respect de ces conditions devra faire l’objet d’une attestation de conformité délivrée soit par un organisme accrédité, soit par le fabriquant ou l’éditeur du système d’encaissement lui-même.

Quel est le délai prévu pour justifier de la conformité des systèmes utilisés?

L’attestation de conformité devra être fournie à la demande des agents de l’administration fiscale à compter du 1er janvier 2018 (et ce, sous peine d’une amende de 7 500 € par machine ou logiciel installé dans l’établissement sauf régularisation dans le délai imparti). En cas d’infraction, l’utilisateur disposera d’un délai de 60 jours à compter de la réception du procès-verbal pour se mettre en conformité, faute dequoi il sera à nouveau passible de l’amende susvisée.

Quelles sont les procédures de certification?

Le gouvernement français a décidé de laisser aux éditeurs de logiciels et fabricants de caisses enregistreuses le choix entre l’auto-certification et la certification par un organisme accrédité.

L’auto-certification obligera l’éditeur à délivrer une attestation de conformité des systèmes commercialisés aux qualités requises à l’ensemble de ses clients. Le format et le contenu de cette attestation reste à préciser par voie de décret d’application, non encore publié à ce jour.

En cas de choix de certification par un organisme accrédité, l’éditeur devra fournir une attestation de conformité établie et signée par l’organisme accrédité (entreprise privée et indépendante) auquel il aura choisi de recourir. A ce jour et à notre connaissance, seule la norme NF525 a pour vocation de répondreaux qualités requises par la loi.

L’attestation de conformité protège en toutes hypothèses l’utilisateur final du système dans ses rapports avec l’administration fiscale ; elle tend également à protéger l’éditeur et/ou le fabricant en cas de recours àune certification externe.

Où en est KSD ?

Depuis de nombreuses années, KSD suit les évolutions législatives et réglementaires des différents pays où la marque KSD est distribuée.

Ainsi, KSD a été un des premiers logiciels français certifiés (modèles LMS/LMC) en Belgique par le Ministère des Finances Belges (SPF). Cette certification est le résultat d’une démarche menée depuis de nombreuses années par KSD pour assurer la transparence des systèmes KSD et veiller au respectdes principes d’inviolabilité, d’inaltérabilité et de conservation des données, exigences nouvellement posées par la loi française, et ce, en fonction de l’évolution des techniques.

N’ayant pas d’inquiétude sur la conformité des systèmes KSD-LMS/LMC aux principes susvisés, nous avons opté, ainsi que la loi le permet, pour l’auto-certification et ne jugeons pas nécessaire de faire appel à un organisme tiers.

Nous ferons parvenir à l’ensemble de nos clients (en fonction des modèles de leur parc) une attestation de conformité dès lors que le format et le contenu de celle-ci aura été définie par le décret d’application annoncé et attendu. Nous militons activement pour que ce décret puisse paraître le plus tôt possible afinque les acteurs du secteur aient le temps matériel de se préparer dans les meilleures conditions possibles d’ici au 1er janvier 2018.

Bien entendu et dans l’éventualité où le décret préciserait les conditions requises pour qualifier le respectdes principes susvisés, notamment en prescrivant l’usage de tel ou tel référentiel ou de telle ou telle technique, nous nous assurerons que nos systèmes y répondent sans contestation possible.

Dans l’intervalle, nous restons à votre disposition pour répondre à vos questions et faire un point sur le parc des systèmes en exploitation dans vos établissements en vue d’y apporter les améliorations /compléments / renouvellement nécessaires, lorsqu’il y a lieu, en fonction de leur ancienneté. Nous vous invitons à anticiper cette réflexion pour vous préparer dans les meilleures conditions possibles à ce nouvel environnement réglementaire.

N’hésitez pas à nous contacter.